Privacyreglement
Privacyreglement Fotowerkgroep Ommoord
Privacyregels
Fotowerkgroep Ommoord is een gezelligheidsvereniging die de gezamenlijke belangstelling van de leden voor fotografie als bestaansrecht heeft.
Fotowerkgroep Ommoord voert geen commerciële activiteiten uit en wisselt geen persoonlijke gegevens uit voor commerciële activiteiten. Fotowerkgroep
Ommoord gebruikt de persoonlijke gegevens van leden uitsluitend voor de volgende activiteiten:
- Ledenadministratie, waarin is vastgelegd:
o Voornaam
o Achternaam
o Woonadres
o Telefoonnummer
o Mailadres
o Fotobondnummer
o Geboortedatum
- Financiële administratie, waarin is vastgelegd of leden contributie hebben betaald
- Communicatie met de Fotobond
o Aanmelding, afmelding van leden
- Onderlinge communicatie, waaronder wordt verstaan:
o De ledenlijst die periodiek door de secretaris per mail naar alle leden wordt verspreid met daarop de voornaam, achternaam en mailadres en
eventueel telefoonnummer (indien het lid daarvoor toestemming heeft gegeven).
o Individuele- en groepsmailings naar de leden. Dit vindt plaats vanuit het bestuur of vanuit de leden.
o Telefoonnummer - wordt gebruikt door bestuursleden om leden te bereiken. Wordt gebruikt voor groepscommunicatie via de Whatsapp-
groep. Deelname aan de Whatsappgroep is geheel vrijwillig.
Fotowerkgroep Ommoord verstrekt geen persoonsgegevens aan andere leden van de club en aan derden (individuen of instanties buiten de club). Hierop
gelden de volgende uitzonderingen:
o Voornaam, Achternaam en Mailadressen worden binnen de gehele vereniging open gedeeld via de ledenlijst die periodiek wordt verspreid.
o Bij het maken van clubafspraken en bij het communiceren per mail tussen leden onderling en tussen leden en bestuur worden mailadressen zichtbaar
gebruikt. Mailadressen zijn zichtbaar in de adressering om groepscommunicatie over en weer eenvoudig te laten verlopen en het secretariaat te
ontlasten.
o Aan SaFoRo of Fotobond kunnen door de club de voornaam, achternaam, mailadres en bondsnummer van een lid worden verstrekt bij deelname aan
wedstrijden of activiteiten. Betrokkenen zijn hiervan altijd op de hoogte.
Fotowerkgroep Ommoord verstrekt geen adresgegevens of telefoonnummers aan andere clubleden of aan derden zonder toestemming van betrokken leden.
De bestuursleden hebben toegang tot alle persoonsgegevens en gebruiken deze uitsluitend voor bestuurlijke doeleinden en voor het benaderen van leden
bij bijzondere omstandigheden.
Smoelenboek
Voornaam en achternaam worden zichtbaar gebruikt in het smoelenboek op de website van Fotowerkgroep Ommoord. Het smoelenboek is alleen met een
wachtwoord te benaderen en wordt onderhouden door de beheerders van de website van de club. De beheerders zijn clubleden.
Facebook
Fotowerkgroep Ommoord heeft een website en een facebook-pagina. Daarop worden regelmatig berichten gedeeld over wedstrijduitslagen of
clubactiviteiten. Leden geven zelf actief aan bij het bestuur als er geen informatie over hen op website of Facebook geplaatst mag worden.
De ledenadministratie
Fotowerkgroep Ommoord is een gezelligheidsvereniging. De ledenadministratie vindt plaats door de secretaris op de persoonlijke thuis-computer. Verlies of
diefstal van deze computer betekent dat de ledenadministratie onbedoeld in handen van derden kan vallen. Mocht deze situatie zich voordoen dan zal het
bestuur de leden daarover informeren. Omdat de vereniging gedragen wordt door werk van vrijwilligers, waaronder ook het beheer van de
ledenadministratie, aanvaardt het bestuur geen aansprakelijkheid voor de gevolgen van het verlies van gegevens uit de ledenadministratie.
Opzegging lidmaatschap
Bij opzegging van het lidmaatschap wordt de foto uit het smoelenboek verwijderd en worden de lidmaatschapsgegevens niet meer via de ledenlijst verspreid.
Het bestuur bewaart de gegevens van oud-leden in archief in de ledenadministratie van de secretaris. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om oud-
leden te kunnen benaderen bij jubileumactiviteiten of andere clubactiviteiten waarbij oud-leden worden uitgenodigd.
Website
De website wordt door clubleden gemaakt en onderhouden. Dat gebeurt met eenvoudige middelen en zogenaamde open source software. De website wordt
gehost bij een provider.
In de website worden door de clubleden geen voorzieningen ingebouwd om onzichtbaar persoonsgegevens aan commerciële partijen door te spelen. De club
heeft geen enkel commercieel belang bij de website en heeft met geen enkele commerciële partij afspraken over gebruik van gegevens op de website. De
website is uitsluitend bedoeld als communicatiemiddel en presentatiemiddel voor de club.
April 2018 versie 1
|